Een goede cateraar kan grote bijdrage leveren aan het succes van een feest of evenement. Het gaat daarbij niet alleen om lekker eten. Ook de presentatie, bediening, flexibiliteit en gemaakte afspraken spelen een belangrijke rol voor het succes. Bovendien vraagt een bruiloft om een andere aanpak dan een bedrijfsfeest, verjaardag of informele borrel.
Het aanbod aan cateringbedrijven is groot. Dus hoe bepaal je welk bedrijf het beste aansluit bij jouw wensen? Met de onderstaande tips kun je cateraars gerichter vergelijken en zo de juiste cateraar kiezen.
Zoek een cateraar die ervaring heeft met jouw type evenement
Begin bij het soort gelegenheid waarvoor je catering nodig hebt. Catering voor een klein verjaardagsfeest is iets anders dan het verzorgen van eten en drinken voor honderden bezoekers tijdens een bedrijfsevenement.
Ga daarom na welke ervaring een cateraar heeft. Organiseer je bijvoorbeeld een bedrijfsfeest? Zoek dan bij voorkeur een cateringbedrijf dat regelmatig zakelijke evenementen verzorgt. Zo’n cateraar weet doorgaans beter hoe de planning verloopt, hoeveel personeel nodig is en hoe het eten efficiënt kan worden geserveerd.
Vraag eventueel naar voorbeelden van vergelijkbare evenementen die het bedrijf eerder heeft verzorgd. Foto’s kunnen daarnaast een goede indruk geven van de manier waarop gerechten en buffetten worden gepresenteerd.
Bepaal welke vorm van catering bij je evenement past
Catering kan op allerlei manieren worden ingevuld. Welke vorm het meest geschikt is, hangt onder andere af van het soort evenement, het aantal gasten en de gewenste sfeer.
Voorbeelden van populaire opties zijn:
- Hapjes en fingerfood zijn geschikt voor een borrel of evenement waarbij gasten vooral met elkaar in gesprek zijn.
- Een buffet biedt gasten veel keuze en past goed bij een informele sfeer.
- Een walking dinner bestaat uit meerdere kleine gerechten die verspreid over de avond worden geserveerd.
- Een diner aan tafel past bij een gelegenheid waarbij uitgebreid tafelen onderdeel van het programma is.
Kortom, er zijn vele keuzes. Bespreek met de cateraar wat je met het evenement voor ogen hebt. Een ervaren cateraar kan vervolgens adviseren welke cateringvorm daar het beste bij aansluit.
Houd rekening met dieetwensen en allergieën
Je wilt natuurlijk dat iedere gast iets kan eten. Vraag daarom vooraf of er dieetwensen, allergieën of andere specifieke wensen zijn.
Bespreek vervolgens met de cateraar welke mogelijkheden er zijn. Denk bijvoorbeeld aan vegetarische en veganistische gerechten, glutenvrije opties en gerechten voor gasten met bepaalde voedselallergieën. Ook kan het nodig zijn om halal eten aan te bieden.
Vraag niet alleen óf aanpassingen mogelijk zijn, maar ook hoe de cateraar hiermee omgaat. Bij een ernstige allergie kan bijvoorbeeld ook de bereidingswijze van belang zijn.
Vraag of je het menu op maat kunt samenstellen
Een standaardmenu kan een goed uitgangspunt zijn, maar misschien wil je bepaalde gerechten vervangen of verschillende arrangementen combineren. Informeer daarom naar de mogelijkheden om het menu aan te passen.
Flexibiliteit is ook prettig wanneer er later wijzigingen ontstaan. Misschien blijken er meer vegetariërs te komen dan verwacht of verandert het definitieve aantal gasten. Vraag daarom tot welk moment je dergelijke wijzigingen kunt doorgeven.
Vraag bij een groot evenement om een proeverij
Organiseer je een bruiloft, groot bedrijfsfeest of ander evenement waarbij catering een belangrijk onderdeel van de dag vormt? Vraag dan of je vooraf een proeverij kunt doen.
Tijdens een proeverij krijg je een veel beter beeld van wat de cateraar daadwerkelijk levert. Let niet alleen op de smaak, maar ook op de presentatie, portiegrootte en mogelijkheden om gerechten aan te passen.
Een gerecht kan op papier uitstekend klinken, maar uiteindelijk draait het om smaak en uitvoering. Zeker bij een belangrijk evenement kan een proeverij daarom veel zekerheid geven.
Vraag welke service bij de catering is inbegrepen
Catering kan veel meer omvatten dan alleen het bereiden en bezorgen van eten. Vraag daarom precies wat het cateringbedrijf voor je regelt.
Een full service cateraar kan bijvoorbeeld ook servies, bestek, glaswerk, tafels of buffetmaterialen leveren. Dat kan praktisch zijn wanneer je een feest organiseert op een locatie waar deze voorzieningen niet standaard aanwezig zijn.
Denk ook na over de bediening. Wil je dat gasten volledig worden ontzorgd? Vraag dan of de cateraar medewerkers kan inzetten voor het uitserveren van gerechten, bijvullen van drankjes en afruimen.
Vergelijk offertes op meer dan alleen de prijs
De goedkoopste offerte hoeft niet automatisch de voordeligste keuze te zijn. Een andere cateraar kan bijvoorbeeld duurder lijken, maar wel bediening, servies en transport in de prijs hebben opgenomen.
Vergelijk daarom goed wat je voor het genoemde bedrag krijgt. Vraag ook naar eventuele bijkomende kosten voor personeel, transport, opbouw, afbouw of huurmaterialen.
Let op de communicatie
Een evenement organiseren brengt vaak veel regelwerk met zich mee. Het is dan prettig als een cateraar snel reageert, afspraken duidelijk bevestigt en actief meedenkt.
Let daarom al tijdens het aanvragen van een offerte op de communicatie. Worden je vragen duidelijk beantwoord? Vraagt het cateringbedrijf zelf naar belangrijke zaken, zoals het aantal gasten, de locatie en dieetwensen? Goede communicatie vooraf verkleint de kans op misverstanden.
Kies een cateraar die bij jouw wensen past
Een cateraar kiezen draait uiteindelijk om het totaalplaatje. Het eten moet lekker zijn, maar ook de service, flexibiliteit en werkwijze moeten aansluiten bij jouw evenement.
Neem daarom de tijd om verschillende cateringbedrijven te vergelijken en bespreek vooraf duidelijk wat je verwacht. Zo kies je een cateringbedrijf dat daadwerkelijk bij jouw feest of evenement past.
Tot slot: kies bij voorkeur voor een cateraar uit de omgeving. Dus als je event bijvoorbeeld in Amsterdam is, zoek dan naar cateraars in Amsterdam. Zo steun je niet alleen de lokale economie, maar is het ook makkelijker om (indien nodig) last minute wijzigingen door te voeren. De reisafstand is immers beperkt voor de cateraar.
